INFORMACIÓ DETALLADA SOBRE TRACTAMENT DE DADES PERSONALS
Aquesta és la política de protecció de dades de l’Institut Ramon Llull. Fa referència a les dades de persones físiques amb les que es relaciona en l’exercici de les seves competències i funcions.. El tractament s’efectua complint el Reglament General de Protecció de Dades (Reglament (UE) 2016/679 del Parlament Europeu i del Consell, de 27 d’abril de 2016) i la normativa estatal sobre aquesta matèria.
QUI ÉS EL RESPONSABLE DEL TRACTAMENT DE LES DADES PERSONALS?
El responsable del tractament de les dades personals és l’Institut Ramon Llull (d’ara endavant, l’Institut), amb CIF S0800063J i domicili a l’Avinguda Diagonal, 373, Barcelona (CP 08008), dpd@llull.cat, www.llull.cat.
AMB QUINS CRITERIS TRACTEM LES DADES PERSONALS
En el tractament de les dades assumim plenament els principis del Reglament General de Protecció de Dades.
- a) Els tractem de manera lícita (únicament quan tenim una base legal que ens ho permet i amb transparència davant l’interessat).
- b) Els destinem a les finalitats determinades, explícites i legítimes que expliquem en el moment d’obtenir-les. Posteriorment no els tractem de manera incompatible amb aquestes finalitats.
- c) Tractem únicament les dades adequades, pertinents i limitades al que és necessari en cada cas i per cada finalitat.
- d) Ens esforcem perquè les dades estiguin actualitzades.
- e) Els conservem durant el temps necessari, complint la normativa que regula la conservació de la informació pública.
- f) Apliquem les mesures tècniques o organitzatives adequades per evitar el tractament no autoritzat o il·lícit, o la seva pèrdua, destrucció o dany accidental.
QUI ÉS EL DELEGAT DE PROTECCIÓ DE DADES
El Delegat de Protecció de Dades (DPD) és la persona que supervisa el compliment de la política de protecció de dades de l’Institut, vetllant perquè es tractin adequadament les dades personals i es protegeixin els drets de les persones. Entre les seves funcions figura la d’atendre qualsevol dubte, suggeriment, queixa o reclamació de les persones de qui es tracten dades. Es pot contactar amb el delegat de Protecció de Dades adreçant-se per escrit a l’Avinguda Diagonal, 373, Barcelona (CP 08008), tel. 934678000 o a l’adreça electrònica dpd@llull.cat.
AMB QUINA FINALITAT TRACTEM LES DADES I A QUI ELS COMUNIQUEM
L’Institut tracta les dades per a exercir les seves competències i funcions. Els serveis de l’Institut es descriuen a la seva web i a la seva seu electrònica. Una descripció completa dels tractaments i de les finalitats a les que es destinen les dades figura al Registre de les Activitats de Tractament consultable al portal de la transparència
Procediments administratius i tràmits
En base a les sol·licituds de les persones interessades, utilitzem les seves dades per seguir la tramitació pròpia de cada tràmit. El catàleg de tràmits i el procediment que es segueix es pot consultar a la seu electrònica. Segons el procediment les dades es poden comunicar a altres administracions competents en la matèria. En alguns casos han de ser objecte de publicació en compliment del principi de transparència.
Serveis
Per a la prestació dels serveis tractem les dades aportades per les persones beneficiàries o bé les que hem obtingut d’altres administracions. Oferir aquests serveis comporta sovint fer-ne un seguiment i obtenir noves dades de les persones que en són usuàries. Els serveis que ofereix l’ Institut es poden consultar a la pàgina web. Com a criteri general les dades no es comuniquen a altres persones sense el consentiment explícit de l’usuari del servei.
Activitats
En la coorganització d’activitats amb altres entitats o organismes rebem dades de les persones que s’hi inscriuen, a fi i efecte d’organitzar l’activitat. Com a criteri general les dades no es comuniquen a altres persones sense el consentiment explícit de la persona que participa en l’activitat.
Contacte
Atenem les consultes de les persones que utilitzen els formularis de contacte de la nostra pàgina web. Les dades s’utilitzen únicament per aquesta finalitat i no es comuniquen a altres persones
Selecció de personal
Rebem currículums vitae i convoquem processos de selecció de personal. Les dades aportades per la persones interessades permeten avaluar els mèrits i analitzar l’adequació del perfil dels candidats en funció dels llocs vacants o de nova creació. No es comuniquen a altres persones
Enviament d’informació
Amb l’autorització explícita de cada persona utilitzem les dades de contacte que ens ha proporcionat per informar de les nostres iniciatives, serveis o activitats. Ho fem per diferents canals en funció de com ho ha autoritzat cada persona. No es comuniquen a altres persones sense el seu consentiment.
Gestió de les dades dels nostres proveïdors
Registrem i tractem les dades dels proveïdors de qui obtenim serveis o béns. Poden ser les dades de persones que actuen com a autònoms i també dades de representants de persones jurídiques. Obtenim les dades imprescindibles per mantenir la relació comercial i els destinem únicament a aquesta finalitat. En compliment d’obligacions legals (normativa fiscal) comuniquem dades a l’administració tributària.
QUINA ÉS LA LEGITIMACIÓ LEGAL PER AL TRACTAMENT DE LES DADES
Els tractaments de dades que portem a terme tenen diferents fonaments legals, segons la naturalesa de cada tractament.
Compliment d’obligacions legals
Els tractaments de les dades en el context de procediments administratius s’efectua seguint les normes reguladores de cada un dels procediments. Es porta a terme en compliment d’obligacions legals.
Complir missió en interès públic
Els tractaments resultants de la prestació dels nostres serveis té la seva justificació en satisfer l’interès públic.
Compliment d’una relació contractual o precontractual
Tractem les dades dels nostres proveïdors seguint la normativa de contractació pròpia del sector públic, en el grau i amb l’abast necessari per al desenvolupament de la relació contractual. En un altre sentit, però també en el marc de relacions contractuals o precontractual, tractem dades de persones que participen en processos selectius o que s’incorporen a la nostra institució.
En base al consentiment
Quan fem enviaments d’informació de les nostres iniciatives, serveis o activitats tractem les dades de contacte dels receptors amb la seva autorització o consentiment explícit.
QUANT DE TEMPS CONSERVEM LES DADES
El temps de conservació de les dades ve determinat per diferents factors, principalment el fet que les dades segueixin essent necessàries per atendre les finalitats per a les quals hagin estat recollides en cada cas. En segon lloc es conserven per fer front a possibles responsabilitats pel tractament de les dades per part de l’Institut, i per atendre qualsevol requeriment d’altres administracions públiques o òrgans judicials.
En conseqüència les dades s’han de conservar durant el temps necessari per preservar el seu valor legal o informatiu o per acreditar el compliment de les obligacions legals, però no per un període superior al necessari d’acord amb les finalitats del tractament.
En determinats casos, com el de les dades que figuren en la documentació comptable i la facturació, la normativa fiscal obliga a conservar-les fins que no prescriguin les responsabilitats en aquesta matèria.
En el cas de les dades que es tracten exclusivament en base al consentiment de la persona interessada, es conserven fins que aquesta persona revoca aquest consentiment.
La normativa reguladora de la conservació de la documentació pública, i els dictàmens de la Comissió Nacional d’Accés, Avaluació i Tria Documental són un referent determinen els criteris que seguim en la conservació o eliminació de les dades.
QUINS DRETS TENEN LES PERSONES EN RELACIÓ A LES DADES QUE TRACTEM
Tal com preveu el Reglament General de Protecció de Dades, les persones de qui tractem dades tenen els drets següents:
A saber si es tracten. Qualsevol persona té, en primer lloc, dret a saber si tractem les seves dades, amb independència de si ha existit una relació prèvia.
A ser informat en la recollida. Quan les dades personals s’obtenen del mateix interessat, en el moment de proporcionar-les ha de tenir informació clara de les finalitats a les que es destinaran, de qui serà el responsable del tractament i dels principals aspectes derivats d’aquest tractament.
A accedir-hi. Dret molt ampli que inclou el de saber amb precisió quines dades personals són objecte de tractament, quina és la finalitat per la que es tracten, les comunicacions a altres persones que se’n faran (si és el cas) o el dret a obtenir-ne còpia o a saber el termini previst de conservació.
A demanar-ne la rectificació. És el dret a fer rectificar les dades inexactes que siguin objecte de tractament per part nostra.
A demanar-ne la supressió. En determinades circumstàncies existeix el dret a demanar la supressió de les dades quan, entre altres motius, ja no siguin necessàries per als fins per als quals van ser recollides i en van justificar el tractament.
A demanar la limitació del tractament.També en determinades circumstàncies es reconeix el dret a demanar la limitació del tractament de les dades. En aquest cas deixaran de ser tractades i només es conservaran per a l’exercici o la defensa de reclamacions, d’acord amb el Reglament General de Protecció de Dades.
A la portabilitat. En els casos previstos a la normativa es reconeix el dret a obtenir les dades personals pròpies en un format estructurat d’ús comú llegible per màquina, i a transmetre-les a un altre responsable del tractament si així ho decideix la persona interessada.
A oposar-se al tractament. Una persona pot adduir motius relacionats amb la seva situació particular, motius que comportaran que deixin de tractar-se les seves dades en el grau o mesura que li pugui comportar un perjudici, excepte per motius legítims o l’exercici o defensa davant reclamacions.
A no rebre informació. Atenem immediatament les peticions de no seguir rebent informació de les nostres activitats i serveis, quan aquests enviaments es fonamentaven únicament en el consentiment de la persona que n’és receptora.
COM ES PODEN EXERCIR O DEFENSAR ELS DRETS
Els drets que acabem d’enumerar es poden exercir adreçant una sol·licitud a l’Institut a l’adreça postal o a les altres dades de contacte indicades a l’encapçalament.
Si no s’ha obtingut resposta satisfactòria en l’exercici dels drets és possible presentar una reclamació davant l’Autoritat Catalana de Protecció de Dades, per mitjà dels formularis o altres canals accessibles des de la seva web (www.apd.cat).
En tots els casos, ja sigui per presentar reclamacions, demanar aclariments o fer arribar suggeriments, és possible adreçar-se al Delegat de Protecció de Dades mitjançant missatge de correu electrònic a l’adreça dpd@llull.cat